사내 업무 시스템 AI 전환, 외주 발주 전에 정할 5가지

그룹웨어, 전자결재, 업무관리 시스템에 AI를 붙이는 이른바 AX(AI 전환) 사업이 공공 부문에서 본격적으로 커지고 있습니다. 이 글은 사내 업무 시스템의 AI 전환을 외주로 맡기려는 기업 담당자와 대표를 위해, 최근 공공 사례에서 읽을 수 있는 교훈을 발주 전 결정 사항 다섯 가지로 정리했습니다. 견적을 받기 전에 이 다섯 가지를 정해 두면 업체 간 제안을 같은 기준으로 비교할 수 있습니다.

공공 AX 사업에서는 지금 무슨 일이 벌어지고 있나?

글로벌이코노믹은 10월 25일, 대형 SI 기업들이 공공 AX 사업 수주를 늘리고 있다고 보도했습니다. 대표적인 예가 행정안전부의 '2026년 지능형 업무관리 플랫폼 구축사업' 2차 사업입니다. 삼성SDS·네이버클라우드 컨소시엄이 약 183억 원 규모로 수주했고, 정부 업무 시스템인 '온-나라'를 AI 기반 협업 환경으로 바꾸는 내용입니다.

눈여겨볼 점은 사업 구성입니다. 같은 보도에 따르면 2차 사업은 1차 때 행안부·과기정통부·식약처·기획예산처 4개 기관에서 시범 운영한 결과를 바탕으로 전 중앙부처로 적용을 넓히는 단계입니다. 여기에는 기관별 시스템 연계, AI 에이전트와 RAG(사내 문서를 찾아 답변에 활용하는 방식) 최적화, 민간 SaaS 연계가 함께 들어 있습니다. 또 업계 관계자는 공공 AX가 구축 이후 운영으로 이어져 장기적인 관계가 유지되는 사업이라고 설명했습니다.

규모는 다르지만, 이 구성은 민간 기업이 사내 시스템을 AI로 전환할 때도 그대로 참고할 만한 틀입니다. 시범 → 확대, 연결 중심, 운영까지 포함한 설계입니다.

1. 시범 범위와 확대 기준은 어떻게 정하나?

처음부터 전사 시스템을 한 번에 바꾸려 하면 요구사항이 끝없이 늘어나고, 일정과 비용이 흔들립니다. 공공 사례처럼 일부 부서에서 먼저 써 보고 넓히는 방식이 안전합니다.

• 시범 대상: 어느 부서, 어떤 업무 화면에서 먼저 쓸지 정합니다. (예: 결재 문서 요약, 회의록 정리, 사내 규정 질의응답)
• 기간: 시범 기간과 평가 시점을 계약서에 명시합니다.
• 확대 기준: "사용률", "처리 시간 감소", "답변 수정 비율" 등 무엇이 충족되면 다음 단계로 갈지 미리 합의합니다.
• 계약 분리: 1단계와 2단계 계약을 나누면, 시범 결과가 기대에 못 미칠 때 방향을 바꿀 여지가 생깁니다.

2. AI가 참고할 데이터는 누가, 어떻게 정리하나?

RAG 방식의 사내 질의응답이나 문서 요약은 결국 회사 문서의 품질에 좌우됩니다. 발주 전에 다음을 확인하세요.

• 참고할 문서가 어디에 몇 종류나 있는가? (공유 드라이브, 그룹웨어 게시판, 메일 첨부 등)
• 오래된 규정이나 중복 문서는 누가 정리하는가? 발주사인가, 개발사인가?
• 부서별·직급별로 볼 수 있는 문서가 다른가? 그렇다면 AI 답변에도 같은 열람 권한이 적용돼야 합니다.
• 문서가 새로 올라오면 AI가 참고하는 데이터에 언제, 어떻게 반영되는가?

특히 권한 문제는 나중에 고치기 어렵습니다. 팀장만 볼 수 있는 문서를 AI가 신입 사원에게 요약해 주는 일이 생기지 않도록, 기존 권한 체계를 그대로 따르게 하는 것을 요구사항에 넣어야 합니다.

3. 이미 쓰는 SaaS와 사내 시스템은 어떻게 연결하나?

공공 2차 사업에 '민간 SaaS 연계'와 '기관별 시스템 연계'가 따로 들어간 것은 의미가 큽니다. AI 전환의 상당 부분은 새 기능을 만드는 일이 아니라, 흩어진 시스템을 잇는 일이라는 뜻입니다.

발주 문서에는 연결할 시스템 목록을 구체적으로 적어 주세요. 사용 중인 그룹웨어, 메신저, ERP, CRM, 전자결재, 파일 저장소 등이 있을 것입니다. 각 시스템에 대해 API를 제공하는지, 관리자 계정과 연동 권한을 누가 발급하는지, 해당 SaaS의 요금제에서 외부 연동이 허용되는지를 함께 확인하면 개발사가 현실적인 견적을 낼 수 있습니다. 연결 방식이 정해지지 않은 상태의 견적은 대부분 나중에 변경 비용으로 돌아옵니다.

4. 구축 후 운영은 어디까지 계약에 넣어야 하나?

AI 기능은 오픈한 날이 끝이 아니라 시작입니다. 사용자가 늘면 질문 유형이 바뀌고, 문서가 쌓이며, 사용하는 AI 모델도 바뀝니다. 공공 AX가 구축 후 운영으로 이어지는 구조라는 보도 내용처럼, 민간도 운영을 처음부터 설계해야 합니다.

5. 제안서를 받을 때는 무엇을 비교해야 하나?

위 네 가지가 정리됐다면 제안서는 같은 기준으로 비교할 수 있습니다. 금액만이 아니라 아래를 확인하세요.

• 시범 단계의 범위와 평가 방법을 구체적으로 제시했는가?
• 데이터 정리와 권한 반영을 어떻게 처리할지 설명했는가?
• 연결할 시스템별로 연동 방식과 위험 요소를 짚었는가?
• 운영 단계의 비용과 역할 분담이 명확한가?
• 비슷한 시스템 연동이나 AI 기능 개발 경험을 실제 결과물로 보여줄 수 있는가?

AI 기능 자체를 시연하는 것보다, 우리 회사 시스템에 어떻게 붙일지 설명하는 업체가 대체로 더 믿을 만합니다. AI 기능을 붙이기 전 도입 대상 업무를 고르는 법은 AI 에이전트 도입 체크리스트에서 자세히 다뤘습니다.

블루태그는 B2B SaaS 구축, 앱·웹 개발, AI 시스템 연동을 맡아 온 외주 개발 회사입니다. 사내 시스템 AI 전환의 시범 범위나 연동 구조를 함께 정리해 보고 싶다면 문의를 남겨 주세요.